请论述在商务交往中接打电话应注意哪些礼仪

接电话应注意的礼仪：

1、第二次铃声响完是最佳的接听时机。太快或太慢接听电话都是不合适的。如果第一声响起后立刻拿起话筒，对方会没有思想准备。

2、接听电话的动作。第一声电话铃声响起，可以把左手放在电话上，准备用左手拿话筒，右手进行电话记录（左手写字倾向的人恰好相反，用右手准备拿起话筒）。

3、接听的第一句话。通常拿起话筒，习惯性的第一句话是“喂”。严格来讲，“喂”是试话筒的声音，当接听电话是工作的一部分时，将“喂”换为“您好”会更加合适。

4、电话中的称谓。询问对方的姓名时应该说：“请问您贵姓?”，不能直接问“你叫什么名字?”。众所周知，姓名就是一个人的代表符号，对姓名的重视可以暗示对他的尊重，同时可以避免产生“音同字不同”的错误。即便知道了对方的全名，在随后的称谓中也不要直呼其名，尽量使用“姓+职务”的称呼方式，或者说××先生、××女士。

5、措辞。电话交谈应该语言简洁、措辞高雅，避免俚语或者不礼貌的语言。

6、接电话的时间与挂断电话。商务电话不是“煲粥”，时间一般不应超过三分钟。挂断电话时，应该礼貌地说“再见”，并由打出电话的一方先挂断电话。

打电话应注意的礼仪

1、时间适宜

打电话应尽量避开上午7点前、晚上22点以后及午休、吃饭等时间。通话的时间不宜过长，一般以3至5分钟为好。因为要考虑到其他电话的进出，不可过久地占线。尤其不可将公用电话作为聊天工具煲“电话粥”。

假如通话时间较长，也事先征求一下对方意见，并在结束通话时略表歉意。如果在万不得已的情况下，在他人节假日、用餐、睡觉时打电话影响了他人，应该说明原因，并说一声：“对不起。”给国外通话事先要了解一下时差，不要不明对方昼夜，造成骚扰。

2、事先准备

每次通话前，最好做好充分的准备工作，如事先核对对方的电话号码、单位名称、人名；写出通话的要点或询问的事项，斟酌一下用词；准备好在应答中需要记录用的备忘纸和笔，以及必要的资料和文件，这样通话时就不会临时抓瞎，丢三落四。

有时需要估计一下对方的情况，决定通话的时间。通话中说话应该务实，简明扼要，多为他人着想， 长话短说。

3、注意礼节

具体要求做到以下三点：

(1) 主动问候

接通电话，应主动友好、恭敬地以“您好!”为开头问候，然后再言及其他，切忌一上来就“喂”对方，或者开口便道自己的事情。

(2) 自报家门

问候完毕后，接下来必须自报家门和证实一下对方的身份。可以先说自己是谁，或者报出自己的单位、部门名称。态度要温文尔雅。如果找的人不在，可以请求接电话者帮助转告。如说：“对不起，麻烦您转告……”如果对方允诺，转告后勿忘向对方道谢，并问清对方的姓名。

(3) 道别语

终止通话前，预备放下话筒前，应说“再见”或道谢的话语，因为这些一般是通话结束的信号，也是对对方的尊重。要注意声音给人愉快的感觉。